Anexo I
Proceso para la elaboración del Informe
El Informe de Gestión Responsable incluye las siguientes etapas para su elaboración: preparación recolección de la información, redacción, revisión y aprobación, y publicación y comunicación.
1. Preparación
El Representante Legal de la Compañía lidera la elaboración del Informe de Gestión Responsable – Reporte Gestión BIC.
Adicionalmente, la Compañía considera los
cambios en Estándares GRI para reportar, esto,
teniendo en cuenta que es el estándar que se ha
seleccionado para dar respuesta a los
requerimientos como Sociedad BIC.
El
Representante Legal designó a la Dirección de
Asuntos Públicos y a la Coordinación de
Sostenibilidad para avanzar en la recolección de
información y construcción del Informe.
2. Recolección de la información
Teniendo en cuenta que el Informe se elabora con Estándares GRI y pretende dar respuesta a compromisos como, por ejemplo, con el Pacto Global, bancos, por mencionar algunos; se realiza una revisión de la información cualitativa y cuantitativa que se requiere por parte de las áreas. La Compañía cuenta con el apoyo de plataformas como: Sygris y GreTel que permiten tener sistematizados varios de los indicadores de sostenibilidad.
Previo a solicitar la información, se hace una revisión de la materialidad, de las actividades priorizadas como sociedad BIC, de los KPI sostenibles vinculados a los créditos y de los demás compromisos adquiridos para dar cumplimiento a éstos.
3. Construcción
(GRI Contenido 2-3, 2-5)
El Informe de Gestión Responsable – Reporte Gestión BIC tiene una periodicidad anual. La información se solicita a cierre del año inmediatamente anterior para que sea suministrada en el mes de enero, una vez hayan cerrado los indicadores del año anterior.
Habiendo adoptado la condición legal de ser Sociedad BIC, la Coordinación de Sostenibilidad vela por garantizar el cumplimiento del estándar reconocido por la Superintendencia de Sociedades en la Resolución 200-004394 de 18 de octubre de 2018, que, para el caso de la Compañía, es Estándares GRI.
Se procede a documentar la gestión, dando respuesta a las actividades BIC priorizadas, a los compromisos adquiridos con otras organizaciones y a los principios de Estándares GRI:
- Precisión: con información correcta cualitativa y cuantitativa específicos de la gestión financiera y no financiera. Se da la opción al lector de profundizar en contenidos accediendo a los enlaces/códigos QR que proporcionan mayor detalle.
- Equilibrio: presenta la información de los impactos tanto positivos como negativos.
- Claridad: este Informe se presenta en español e inglés. Adicionalmente, se publica en formato accesible a personas con discapacidad en la página web. Pretende hablar en lenguaje claro usando gráficos y tablas que hacen más comprensible la información.
- Comparabilidad: se presenta la evolución del desempeño de la Compañía en los indicadores clave para facilitar el análisis de los cambios y de los impactos que se han generado en el tiempo.
- Exhaustividad: se presenta la información relevante de la gestión en el año 2022.
- Contexto de sostenibilidad: el Informe presenta la gestión aterrizada en el contexto de desarrollo sostenible
- Puntualidad: se presenta anualmente una vez es aprobado por Asamblea General de Accionistas en primera Asamblea del año. Se publica en la página web de la Compañía para consulta de los grupos de interés.
- Verificabilidad este Informe es revisado por el equipo Directivo de la Compañía, en cabeza del Presidente, es revisado a su vez por el Comité de Auditoría, la Junta Directiva y sometido a aprobación de la Asamblea General de Accionistas. Incluye cifras reportadas por la operación en Colombia para el Informe de Telefónica S.A., el cual es auditado por la firma PWC Contadores y Auditores Ltda.
4. Revisar y aprobar
En el Informe de Gestión Responsable – Reporte de Gestión BIC es presentado por el representante legal para revisión de la Junta Directiva y es revisado y aprobado por la Asamblea General de Accionistas.
5. Publicar y comunicar
Con la aprobación del Informe por parte de los órganos de gobierno se procede con la publicación en la página web y se diseña la estrategia de comunicación interna y externa. Así mismo, se envía a Global Reporting Initiative y a la Superintendencia de Sociedades en cumplimiento de sus obligaciones como requisito al ser Sociedad BIC.